ユニフォーム・制服の管理方法とは?痛めず効率的に保管する方法を解説

ユニフォーム管理方法はいくつかありますが、ポイントは定期的なメンテナンスや在庫数の見直しを欠かさずに実施することです。管理規程を整備し、適切な管理体制を整えることで、破損や紛失防止、管理工数やコストの削減へと繋がります。
本記事では、ユニフォーム管理の方法と、システムを活用した管理業務の効率化について詳しく解説します。また、記事の最後にはダイイチのユニフォームレンタルサービスを簡単に紹介していますので、ぜひご覧ください。
ユニフォームの効率的な管理方法
管理規程の整備
まず初めに、ユニフォームの貸与枚数、期間、メンテナンス方法、破損時の対応、退職時の返納など、具体的なルールを定めた「制服貸与規程」を確認しましょう。また、ユニフォームが破損してしまった場合や、退職時の返納方法などは、あらかじめ従業員に周知することで、緊急対応を未然に防ぐことができるのでおすすめです。
定期的なメンテナンスと在庫数の見直し
ユニフォームを適切に管理するためには、定期的なメンテナンスと在庫数の見直しが欠かせません。定期点検を行うことで、ユニフォームの状態を把握し、破損や汚れを早期に発見できます。また、従業員の増減や業務内容の変化に応じて必要な枚数を見直すことで、過剰在庫や不足を防ぎ、管理コストの削減につながります。
たとえば、シーズンごとに状態チェックを行い、寿命が近いユニフォームを早めに交換すれば、急な買い替えや業務への支障を回避できます。一度にまとめてチェックするよりも、定期的に実施した方が管理はラクです。
管理システムの導入による効率化
ユニフォーム管理を効率化する方法として、専用の管理システムや発注システムを導入することもおすすめです。管理システムにも寄りますが、発注履歴、履歴データのダウンロード、在庫数などをデジタルで一元管理できます。
結果として、手作業による管理に比べてミスを減らし、時間を大幅に削減できます。また、履歴を振り返る事で、翌年の経費予算の策定にも役立てることができるでしょう。
さらに、多くの管理システムでは、商品発送時のリマインダー機能や、在庫状況がリアルタイムでチェックできる機能を備えているため、緊急対応でユニフォームの発注ができるなどのメリットもあります。
ユニフォームレンタルサービスを活用する
ユニフォームの購入や管理にかかるコストや手間を削減する方法として、ユニフォームのレンタルサービスが挙げられます。ユニフォームのレンタルは、必要な枚数のユニフォームをリース契約で調達できるため、初期費用を抑えられるのが大きなメリットです。
また、外注先のユニフォーム会社によって異なりますが、レンタルサービスの多くは、洗濯やメンテナンスまでサポートしてもらえるサービスもあります。そのため、クリーニングの手間が省けるので、常に清潔で状態の良いユニフォームが使用できます。
加えて、従業員の入れ替えが激しい業界では、サイズや枚数の調整も柔軟に対応できるため、レンタルをする方が購入するよりも、時間帯・費用対効果の高い管理・運用が可能です。
ユニフォーム管理が重要な理由
ユニフォーム管理が重要な理由は、以下の2点が主な理由です。
・頻繁な買い替えを防ぐことで、コスト削減につながる
・管理が不十分な場合に起こるトラブル(衛生・破損・紛失・コスト増)
ユニフォーム管理や規定が曖昧だと、企業や従業員の双方にさまざまな問題が生じます。
まず、衛生面での問題が挙げられます。汚れたままのユニフォームを使い続けると、清潔感が欠如し、企業のイメージダウンにつながるだけでなく、食品業界や医療業界では細菌やウイルスが広がるリスクが高まります。
また、適切に洗濯や保管が行われない場合、生地が劣化しやすくなり、ユニフォームの寿命が短くなることも避けられません。破損や過度なほつれのあるユニフォームは、従業員の作業効率や安全性を低下させる原因にもなります。加えて、管理規定が曖昧であったり・従業員へのアナウンスを怠れば、新入社員のユニフォームが不足したり、退職する社員によっては、「そのままもらってしまっても問題ない」といった心境から、紛失が増加する問題が発生します。
結果として、必要以上に新しいユニフォームを調達しなければならず、無駄なコストが発生します。また、必要数を把握できていない場合には、余剰在庫が増え、保管スペースの確保や管理費用が余計にかかることもあります。
先述したトラブルを防ぐには、定期的な点検や管理体制の見直し、効率的な管理システムの導入が必要不可欠です。適切な管理が行われていれば、コスト削減と業務効率化が同時に図れますし、ユニフォーム担当者の負担も減ります。
ユニフォームの寿命を延ばすための工夫
クリーニングに出す
ユニフォームや制服を長期間保管するときは、事前にクリーニングに出すことがおすすめです。たとえば、一度しか着ていないユニフォームでも、汗や皮脂が付いていることが多いです。汗や皮脂が残ったまま保管してしまうとシミになってしまったり、カビが生えてしまう可能性があります。
たとえ汚れていないように見えても、長期保管をする前にはできるだけクリーニングに出すようにしましょう。
保管中にダメージを防ぐためのチェックポイント
1. シワを防ぐたたみ方
ユニフォームに一度シワがつくと、取り除くのが大変です。長期間保管する前に、できるだけシワができないように綺麗にたたむことを心掛けましょう。
2. カビを防ぐための保管環境
湿気が多い場所にユニフォームを保管すると、カビが発生するリスクが高まります。カビを防ぐためには、以下の点に注意しましょう。
・湿気の少ない場所に保管する
・衣服を保管する前に汚れを落とす
・除湿剤や乾燥剤を利用する
・長期間保管中は、収納スペースに風を通す
3. ビニール袋を外す
クリーニング後についてくるビニール袋は、湿気がこもりやすいため、保管時には外すことを忘れないようにしましょう。そのまま保管すると、湿気によってカビの原因となる場合があります。
作業工数の問題や企業の衛生管理上、どうしてもビニール袋が外せない場合は、除湿剤や乾燥剤を活用しましょう。
4. 適したタイミングで保管する
シワができないように、綺麗にたたむことを先述しましたが、湿気が多い雨の日や高湿度の日に衣服をたたんで保管することは避けましょう。湿度の低い晴れた日に保管することで、カビや虫食いのリスクを減らすことができます。
ユニフォームを保管するタイミングでの気候は、事前にチェックしておくことがおすすめです。
ユニフォームのレンタルならダイイチにお任せ
ダイイチでは、「デザイン~納品までのスピード感」や「無料サンプルの貸出」などの強みを活かしたユニフォームレンタルサービスを提供しています。
最後に、ダイイチのユニフォームレンタルの特徴を紹介します。ユニフォーム管理の業務効率化をしたい担当者や、初期費用を抑えて新しいユニフォームを導入したい方は、ぜひご覧ください。
ダイイチのユニフォームレンタルの特徴
特徴1)着用時のカルテがある
ダイイチのユニフォームレンタルサービスでは、従業員ごとの着用カルテが作成されます。カルテを作成することで、ユニフォームの使用状況や必要なサイズ調整、交換時期などを正確に管理することができます。
特徴2)登録人員リストを毎月報告
毎月、ダイイチでは登録人員リストが企業に提供され、どの従業員がどのユニフォームを使用しているかを簡単に確認することができます。ユニフォームの管理が見やすい状態で可視化されるため、従業員の変更や新たに必要となったユニフォームの補充がスムーズに行えるようになります。
特徴3)ユニフォーム管理スペースが不要
ダイイチのユニフォームレンタルサービスでは、ユニフォームの保管スペースは必要ありません。従業員数が多い企業では、ユニフォームを保管するスペースを確保することが、費用や管理コストの点で大きな負担となりますが、ダイイチのレンタルサービスを利用すればその心配がなくなります。
特徴4)独自のユニフォーム管理システムがあるため、管理業務の負担が軽減
ダイイチのユニフォーム管理システムは、様々な職種の従業員が在籍するなど、複数のユニフォームを管理する必要がある企業にとって非常に便利だと好評です。管理システムは、ユニフォームの在庫状況をリアルタイムで把握することができ、必要な交換時期やメンテナンススケジュールを自動的に通知する機能があります。また、システムの導入により、手作業で行う管理業務を削減できるため、管理担当者の負担を大きく軽減できます。
特徴5)月々の利用プランでまとまった費用がかからない
ユニフォームの購入にはまとまった初期投資がかかりますが、ダイイチのレンタルサービスでは、月々の利用料のみ支払うシステムのため、大きな初期コストは必要ありません。加えて、必要に応じてユニフォームの交換やサイズ変更が可能なため、従業員の増減にも柔軟に対応できます。
特徴6)最大週4回のクリーニング回収で清潔に
ダイイチでは、ユニフォームを最大週4回、定期的にクリーニング回収しているため、常に清潔なユニフォームを着用することができます。